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Répondre par voie électronique à un avis de marché public

La dématérialisation est la possibilité de conclure un marché public par voie électronique par le biais d'une plate-forme sur internet appelée profil d'acheteurs. La législation est la même que les communications et les échanges d'informations soient électroniques ou non. C'est l'acheteur qui définit le mode de transmission en l'indiquant dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Obligations concernant les échanges électroniques

A savoir

À savoir : les échanges d'informations devront être effectués par un moyen de communication électronique à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d'achat et du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs.

Pour l'acheteur

L'acheteur peut exiger l'utilisation des moyens de communication électroniques, sauf notamment pour les marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence préalables (professionnels) ainsi que pour les marchés de services sociaux et de services spécifiques (professionnels).

Les acheteurs qui ne demandent pas ou qui demandent d'autres moyens de communication qu'un moyen électronique devront indiquer les raisons de leur choix dans le rapport de présentation des procédures qui est rédigé à la fin de la mise en concurrence et qui peut être transmis à la Commission européenne ainsi qu'aux autorités chargées du contrôle des marchés publics.

L'acheteur est également tenu d'assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau accessible de façon non discriminatoire.

Le système doit aussi garantir que l'acheteur ne prend connaissance de leurs contenus qu'à l'expiration du délai prévu pour leur présentation des offres.

Pour l'entreprise

Pour chaque étape de la procédure, si l'entreprise candidate a choisi la transmission électronique, elle doit utiliser ce procédé pour tous les documents qu'elle adresse à l'acheteur.

L'État, ses établissements publics, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements ne peuvent pas refuser de recevoir les candidatures et les offres électroniques.

D'autre part, les offres de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'une valeur égale ou supérieure à 90 000 € HT, doivent être transmises par voie électronique.

Les frais d'accès au réseau sont à la charge des entreprises candidates.

Même si le dossier de réponse au marché a été transmis par voie électronique, il est également possible d'en adresser un autre sur support papier ou sur un autre support physique électronique (copie de sauvegarde).

Signature électronique

La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Il ne s'agit pas d'une signature manuscrite scannée et apposée sur un document, qui n'est pas considérée comme une signature originale.

Pour signer électroniquement son offre, le candidat doit disposer d'un certificat de signature électronique et de l'application logicielle correspondante. Cette dernière est souvent proposée par les Site internet qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de marchés publics et les met à disposition des acheteurs publics et des entreprises candidates. Également appelé plate-forme, salle des marchés, service de dématérialisation. (professionnels).

Le certificat de signature électronique est nominatif. Son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.

Les pièces qui doivent être signées électroniquement sont celles qui nécessiteraient une signature manuscrite si l'offre était transmise en format papier.

Il s'agit des documents indiqués par l'acheteur dans l'avis de marché ou les Ensemble des documents élaborés par l'organisme public, dans le cadre des procédures de marchés publics, destiné aux fournisseurs et entrepreneurs intéressés par le marché, et dans lequel trouver les renseignements utiles pour élaborer sa candidature et son offre. (professionnels).

La signature du dossier compressé ne vaut pas signature des pièces qu'il contient.

Les certificats de signature électronique, conformes au référentiel général de sécurité (RGS) en vigueur, sont commercialisés par des prestataires privés de certification électronique qualifiés (professionnels).

Les certificats conformes au référentiel intersectoriel de sécurité PRIS V1 ne sont plus acceptés.

Le certificat de signature électronique a une durée de validité limitée (2 ou 3 ans en général). S'il est périmé, la signature n'est pas valable.

A noter

À noter : le certificat de signature électronique est payant. Son obtention pouvant prendre plusieurs jours, la demande doit être anticipée par rapport au délai de réponse (professionnels) indiqué dans l'avis de marché.

Copie de sauvegarde

Le candidat qui remet une offre par voie électronique peut également transmettre par voie postale ou par dépôt à l'acheteur, en même temps, une copie de sauvegarde, sur papier ou sur support numérique (clé USB, CD...), qui doit comprendre les mêmes fichiers ou informations.

La copie de sauvegarde peut être ouverte par l'acheteur et se substituer à l'offre transmise électroniquement :

  • lorsque l'acheteur détecte un virus dans l'offre déposée par voie électronique ;

  • lorsqu'une offre a été transmise par voie électronique sans parvenir à l'acheteur dans les délais attendus, par exemple, aléas de transmission, panne de serveur, que le candidat peut justifier ;

  • lorsque l'offre transmise par voie électronique ne peut être ouverte par l'acheteur.

Dans tous les cas, pour être ouverte, la copie de sauvegarde doit être arrivée dans le délai prévu dans l'avis de marché ou l'avis de marché ou les Ensemble des documents élaborés par l'organisme public, dans le cadre des procédures de marchés publics, destiné aux fournisseurs et entrepreneurs intéressés par le marché, et dans lequel trouver les renseignements utiles pour élaborer sa candidature et son offre. (professionnels).

Utilisation du courriel

L'acheteur doit assurer la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique. Cette obligation fait que l'utilisation du courriel pour transmettre une offre n'est pas possible en procédure formalisée, car seul le Site internet qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de marchés publics et les met à disposition des acheteurs publics et des entreprises candidates. Également appelé plate-forme, salle des marchés, service de dématérialisation. (professionnels) répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées par la législation.

En revanche, dans le cadre d'une procédure adaptée (professionnels), l'acheteur peut autoriser la transmission de l'offre par courriel, à condition qu'elle respecte les prescriptions de l'avis de marché ou des documents de la consultation. Dans ce cas, l'acheteur doit prévoir l'envoi d'un accusé de réception qui indique la date et l'heure de réception.

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